Die Selbstorganisation ist das A und O, um den Arbeitsplatz aufgeräumt zu halten und ein strukturiertes Arbeiten zu ermöglichen. Dafür stehen einige Tipps zur Verfügung, welche sich spielend leicht anwenden lassen. So bekommst du mehr Struktur an deinen Arbeitsplatz und sorgst dafür, dass du effizienter und produktiver arbeitest.
Wir alle kennen die Floskel: Wer einen aufgeräumten Arbeitsplatz hat, arbeitet nicht richtig. Stattdessen hat er oder sie Zeit, um aufzuräumen. Aufräumen ist allerdings kein Luxus am Arbeitsplatz sondern wichtig, um nicht im Chaos zu versinken und strukturiert arbeiten zu können. Bevor du dich ständig durch einen Stapel Papiere wühlst, um ein bestimmtes Dokument zu suchen, solltest du dir lieber einmal die Zeit nehmen, alles einzuscannen. Dann hast du die Dateien immer griffbereit auf deinem PC und sparst auf lange Sicht sehr viel Zeit. Dasselbe gilt auch für deinen PC. Räume diesen regelmäßig auf und sortiere deine Dateien, damit sich alles schneller finden lässt und keinen unnötigen Speicherplatz belegt.
Am besten du legst dir einen Terminkalender zu. Ob in physischer oder digitaler Form, bleibt natürlich dir und deinem Geschmack überlassen. Achte darauf, dass der Planer nicht nur in Tage, sondern auch in Uhrzeiten unterteilt ist. Im Planer markierst du dann deine Arbeitszeiten und deine wiederkehrenden Termine. Anfallende To-dos lassen sich damit strukturiert bestimmten Wochentagen und Uhrzeiten zuordnen. Achte darauf, dass du auch potenzielle Fahrzeiten mit einkalkulierst. Auf diese Weise verschaffst du dir eine realistische Übersicht über das anfallende Zeitpensum und sorgst damit für mehr Selbstorganisation.
Im Idealfall wählst du zum Abrufen deiner Emails ein bestimmtes Zeitfenster. Zum Beispiel nach deiner Mittagspause oder direkt morgens, wenn du mit der Arbeit beginnst. Auf diese Weise arbeitest effizienter. Wenn du zwischendurch immer wieder in dein Postfach schaust, lenkst du dich von deiner eigentlichen Aufgabe ab und schaffst dadurch weniger. Fokussieren dich strukturiert auf eine Aufgabe und widme dich den anderen Aufgaben erst, wenn diese an der Reihe sind.
Selbstorganisation baut auf einer strukturierten Arbeitsweise auf. Und diese lässt sich nur erreichen, wenn du dich nicht ablenken lässt. Wenn du dich also auf eine Aufgabe fokussierst, weil du dieser Aufgabe deine volle Konzentration schenken musst, solltest du dein Handy lieber in der Tasche lassen, damit dich eingehende Nachrichten nicht von deiner eigentlichen Arbeit abhalten. Auch, wenn du etwas nachschauen beziehungsweise recherchieren willst, weil dir spontan etwas eingefallen ist, solltest du nicht gleich zu Google wechseln. Schreibe den Gedanken lieber auf und arbeite dieser später gebündelt ab. Aber vergiss dabei die Pausen nicht. Selbstorganisation bedeutet nicht, dass du wie eine Maschine arbeitest und ununterbrochen dafür sorgst, deine To-dos zu erledigen. Zwischendurch musst du schließlich auch mal verschnaufen, um fokussiert, konzentriert und motiviert weitermachen zu können.
Mit dem Eisenhower-Prinzip werden anfallende Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt:
Am besten setzt du dir für deine Projekte im Büro kurz-, mittel- und langfristige Ziele. Die kurzfristigen Ziele beinhalten alle Aufgaben, welche innerhalb weniger Wochen erledigt werden müssen. Mittelfristige Zielen beziehen sich auf Erledigungen für die nächsten 12 Monate. Und alles was darüber hinausgeht, gehört in die Kategorie langfristige Ziele.
